广州科技职业技术学院公文处理办法
第一章 总 则
第一条 为加强学校公文管理，推进学校公文处理工作科学化、制度化、规范化，根据《党政机关公文处理工作办法》（中办发〔2012〕14号）、《党政机关公文格式》（GB/T 9704-2012）、《教育部公文处理规定》（教办〔2013〕7号）的有关规定，结合我校实际情况，制定本办法。
第二条 本办法适用于我校党政公文处理工作。
第三条 广州科技职业技术学院公文是学校董事会、党委和行政实施领导、履行职能、处理公务的具有特定效力和规范格式的公务文书，是传达贯彻上级的方针政策，公布规章制度，指导、布置和商洽工作，请示和答复问题，报告、通报和交流情况等工作的重要工具。
第四条 公文处理工作是指公文拟制、办理、管理等一系列相互关联、衔接有序的工作。
第五条 公文处理工作应当坚持实事求是、准确规范、精简高效、安全保密的原则。
第六条 学校各单位、部门应当高度重视公文处理工作，加强组织领导，强化队伍建设，由专人负责公文处理工作。
第七条 学院办公室（以下简称“院办”）是我校公文处理工作的管理机构，主管全校的公文处理工作，对学校各单位、部门的公文处理工作进行业务指导和督促检查。党委办公室（以下简称“党办”）负责党内公文处理工作，并对共青团、工会的公文处理工作进行业务指导。
第二章 公文种类
第八条 我校党政公文种类主要有：
（一）决议。适用于会议讨论通过的重大决策事项。
（二）决定。适用于对重要事项作出决策和部署、奖惩有关单位和人员、变更或者撤销下级单位不适当的决定事项。
（三）公告。适用于向校内外宣布重要事项。
（四）通告。适用于在一定范围内公布应当遵守或者周知的事项。
（五）意见。适用于对重要问题提出见解和处理办法。
（六）通知。适用于发布、传达要求下级单位执行和有关单位周知或者执行的事项，批转、转发公文，发布校内规章制度，任免人员。
（七）通报。适用于表彰先进、批评错误、传达重要精神和告知重要情况。
（八）报告。适用于向上级部门汇报工作、反映情况，回复上级部门的询问。
（九）请示。适用于向上级部门请求指示、批准。
（十）批复。适用于答复下级单位请示事项。
（十一）函。适用于不相隶属单位之间商洽工作、询问和答复问题、请求批准和答复审批事项。
（十二）纪要。适用于记载会议主要情况和议定事项，作为存档材料。
第三章 公文格式
第九条 公文由份号、密级和保密期限、紧急程度、发文单位标志、发文字号、签发人、标题、主送单位、正文、附件说明、发文单位署名、成文日期、印章、附注、附件、抄送单位、印发单位和印发日期、页码等组成。
（一）份号。公文印制份数的顺序号。涉密公文应当标注份号，用6位3号阿拉伯数字，顶格编排在版心左上角第一行。
（二）密级和保密期限。公文的秘密等级和保密的期限。涉密公文应当根据涉密程度分别标注“绝密”“机密”“秘密”和保密期限，用3号黑体字，顶格编排在版心左上角第二行；保密期限中的数字用阿拉伯数字标注。
（三）紧急程度。公文送达和办理的时限要求。根据紧急程度，紧急公文应当分别标注“特急”或“加急”，用3号黑体字，顶格编排在版心左上角；如需同时标注份号、密级和保密期限、紧急程度，按照份号、密级和保密期限、紧急程度的顺序自上而下分行排列。
（四）发文单位标志。应使用发文单位全称或规范化简称。以学校名义印发的公文，使用“广州科技职业技术学院文件”或“中共广州科技职业技术学院委员会文件”红色公文纸首页。联合行文时，发文单位标志使用联合发文单位全称。
发文单位标志居中排布，上边缘至版心上边缘为35mm，使用方正小标宋简体字，颜色为红色。联合行文时，应当将主办单位名称排列在前。
（五）发文字号。由发文单位代字、年份、发文顺序号组成。以学校（或党委）名义发文，发文字号由院办(或党办)统一编印。
其中使用“中共广州科技职业技术学院委员会文件”、“广州科技职业技术学院文件”的红色公文首页的编排于发文单位标志中间下空二行（约20mm）位置，居中排布。上行文的发文字号居左空一字编排，与签发人姓名处在同一行。年份、发文顺序号用阿拉伯数字标注；年份应标全称，用六角括号“〔〕”括入；发文顺序号不加“第”字，不编虚位（即1不编为01），在阿拉伯数字后加“号”字。
使用信函式红色公文首页的发文字号于武文线下1行版心右边缘顶格标识。
（六）签发人。上行文应当标注签发人姓名，并应当在附注处注明联系人的姓名和电话。标识签发人姓名，应平行排列于发文字号右侧。发文字号居左空1字，签发人姓名居右空1字；“签发人”用3号仿宋体字，后标全角冒号，签发人姓名用3号楷体字。如有多个签发人，签发人姓名按照发文单位的排列顺序从左到右、自上而下依次均匀编排，每行排两个姓名，回行时与上一行第一个签发人姓名对齐。
（七）标题。由发文单位名称、事由和文种组成。公文标题中除法规、规章名称加书名号外，一般不用标点符号。
公文标题用2号方正小标宋简体字，编排于红色分隔线下空二行（约20mm）位置，分一行或多行居中排布；回行时，要做到词意完整，排列对称，长短适宜，间距恰当，标题排列应当使用梯形或菱形。
（八）主送单位。公文的主要受理单位，应当使用单位全称、规范化简称或者同类型单位统称。主送机关在一个单位以上的，各部门排序应当按照规范的写法。以学校名义下发全校的公文，主送机关的统称为：学校各单位、部门，后勤服务中心。针对单一部门或部分单位行文时，应一一列出各受理单位。
以学校职能部门名义印发的公文，其主送机关为直接隶属于发文单位的部门和受发文单位业务指导的部门，不存在隶属关系和业务指导关系的部门不能列入主送范围，如文件确需告之其他部门，应视级别关系，以抄送的形式出现。
主送单位编排于标题下空一行（约10mm）位置，居左顶格，回行时仍顶格，最后一个单位名称后标全角冒号。如主送单位名称过多导致公文首页不能显示正文时，应当将主送单位名称移至版记。
（九）正文。公文的主体，用来表述公文的内容。公文首页必须显示正文。用3号仿宋体字，编排于主送单位名称下一行，每个自然段左空二字，回行顶格。
文中结构层次序数依次用“一、”“（一）”“1.”“（1）”标注；第一层小标题用黑体字、第二层小标题用楷体字、第三层和第四层小标题用仿宋体字标注。
（十）附件说明。公文附件的顺序号和名称。
公文如有附件，在正文下空一行左空二字用3号仿宋体字标识“附件”，后标全角冒号和附件名称。如有多个附件，使用阿拉伯数字标注附件顺序号（如“附件：1. XXXXX”）；附件名称后不加标点符号。附件名称较长需回行时，应当与上一行附件名称的首字对齐。
（十一）发文单位署名、成文日期、印章。
发文单位署名署发文单位全称。成文日期署会议通过或者发文单位负责人签发的日期。联合行文时，署最后签发单位负责人签发的日期。公文中有发文单位署名的，应当加盖发文单位印章，并与署名单位相符。有特定发文单位标志的普发性公文可以不加盖印章。发文单位署名、成文日期均用3号仿宋字体。
1.加盖印章的公文。成文日期右空四字编排，印章用红色，不得出现空白印章。
单一单位行文时，在成文日期之上、以成文日期为准居中编排发文单位署名，印章端正、居中下压发文单位署名和成文日期，使发文单位署名和成文日期居印章中心偏下位置，印章顶端应当上距正文（或附件说明）一行之内。
联合行文时，将各发文单位署名按照发文单位顺序整齐排列在相应位置，并将印章一一对应、端正、居中下压发文单位署名，最后一个印章端正、居中下压发文单位署名和成文日期，印章之间排列整齐、互不相交或相切，每排印章两端不得超出版心，首排印章顶端应当上距正文（或附件说明）一行之内。
2.不加盖印章的公文。单一单位行文时，在正文（或附件说明）下空一行右空二字编排发文单位署名，在发文单位署名下一行编排成文日期，首字比发文单位署名首字右移二字，如成文日期长于发文单位署名，应当使成文日期右空二字编排，并相应增加发文单位署名右空字数。联合行文时，应当先编排主办单位署名，其余发文单位署名依次向下编排。
3.成文日期中的数字。用阿拉伯数字将年、月、日标全，年份应标全称，月、日不编虚位（即1不编为01）。
4.特殊情况说明。用印页不得少于2行正文。当公文排版后用印页少于2行正文、或无正文时（不含发文单位署名、成文日期），可以采取调整行距、字距的措施解决。务使印章与正文同处一页，不得使用空白页标注“此页无正文”字样解决。
（十二）附注。公文印发传达范围等需要说明的事项，如联系人姓名和电话、发文情况等。如有附注，用3号仿宋体字居左空二字加圆括号编排在成文日期下一行。
（十三）附件。公文正文的说明、补充或者参考资料。被转发的公文，不属于附件（被转发公文的发文单位标志、抄送单位、印发单位和印发日期等不再标注）。
附件应当另面编排，并在版记之前，与公文正文一起装订。“附件”二字及附件顺序号用3号黑体字顶格编排在版心左上角第一行。附件标题居中编排在版心第三行。附件顺序号和附件标题应当与附件说明的表述一致。附件格式要求同正文。
如附件与正文不能一起装订，应当在附件左上角第一行顶格编排公文的发文字号并在其后标注“附件”二字及附件顺序号。
（十四）报送部门。如有报送上级部门，用4号仿宋体字，在印发单位和印发日期之上一行、左右各空一字编排。“报送”二字后加全角冒号和报送部门名称，回行时与冒号后的首字对齐，最后一个报送部门名称后标句号。
（十五）抄送单位。除主送单位、报送部门外需要执行或者知晓公文内容的其他单位，应使用全称、规范化简称或者统称。
如有抄送单位，编排方法同报送部门。既有报送部门又有抄送单位时，应将报送部门置于抄送单位之上一行，之间不加分隔线。
（十六）印发单位和印发日期。公文的送印单位和送印日期。
印发单位和印发日期用4号仿宋体字，编排在末条分隔线之上，印发单位左空一字，印发日期右空一字，用阿拉伯数字将年、月、日标全，年份应标全称，月、日不编虚位（即1不编为01），后加“印发”二字。
（十七）页码。公文页数顺序号。用4号半角宋体阿拉伯数字，编排在公文版心下边缘之下，数字左右各放一条一字线；一字线上距版心下边缘7 mm。双面打印时，单页码居右空一字，双页码居左空一字；单面打印时，居中编排。公文的首页和版记页均不编排页码。公文的附件与正文一起装订时，页码应当连续编排。
（十八）文字从左至右横写、横排。公文使用的汉字、数字、外文字符、计量单位和标点符号等，按照有关国家标准和规定执行。
第十条 公文版式。
（一）版面要求
1.页边与版心尺寸。公文用纸天头（上白边）为37 mm±1 mm，公文用纸订口（左白边）为28mm±1mm，版心尺寸为156 mm×225 mm。
2.页面设置。公文用纸幅面采用国际标准A4型（210mm×297mm），页边距上3.6厘米、下3.6厘米、左2.7厘米、右2.7厘米。文档网格每行28个字、每页22行。
（二）公文格式各要素的版面划分。版心内的公文格式各要素划分为版头、主体、版记三部分。公文首页红色分隔线以上的部分称为版头；公文首页红色分隔线（不含）以下、公文末页首条分隔线（不含）以上的部分称为主体；公文末页首条分隔线以下、末条分隔线以上的部分称为版记。
页码位于版心外。
（三）版头。公文版头包括份号、密级和保密期限、紧急程度、发文单位标志、发文字号、签发人。
（四）版头中的分隔线。发文字号之下4 mm处居中印一条与版心等宽的红色分隔线。
（五）主体。公文的主体包括标题、主送单位、正文、附件说明、发文单位署名、成文日期和印章、附注、附件。
（六）版记。公文版记包括报送部门、抄送单位、印发单位和印发日期。版记用分隔线标示排版于公文尾页底端。
版记中的分隔线与版心等宽，首条分隔线和末条分隔线用粗线，中间的分隔线用细线。首条分隔线位于版记中第一个要素之上，末条分隔线与公文最后一面的版心下边缘重合。版记中如有其他要素，应当将其与印发单位和印发日期用一条细分隔线隔开。
第十一条 特定公文格式。
（一）信函。发文单位标志上边缘至上页边为30mm，下4 mm处印一条红色双线（上粗下细），距下页边20 mm处印一条红色双线（上细下粗），线长均为170 mm，居中排布。首页不显示页码。版记不加印发单位和印发日期、分隔线，位于公文最后一面版心内最下方。
（二）纪要。纪要标志由“XXXXX纪要”组成，用方正小标宋简体居中排布，上边缘至版心上边缘为35 mm。纪要标志下空2行用3号仿宋体字标注纪要字号。在纪要字号下方、红色分隔线上方用3号仿宋体字左右各空一字标注印发单位、印发日期。下空2行编排纪要正文。标注出席人员名单，用3号黑体字在正文或附件说明下空一行左空二字编排“出席”二字，后标全角冒号，冒号后用3号仿宋体字标注出席人单位、职务、姓名，回行时与冒号后的首字对齐。标注请假和列席人员名单，除依次另起一行并将“出席”二字改为“请假”或“列席”外，编排方法同出席人员名单。纪要正文格式同普通公文。
第十二条 我校发文格式纸的种类及发文字号规定。
（一）以学校党委名义发出的公文一律使用“中共广州科技职业技术学院委员会文件”红色公文首页，上行文、平行文、下行文通用，文号连续排序。发文字号：广科党〔×年〕×号。党委和行政联合发文，使用党委发文字号。
以党办名义发出的公文使用“中共广州科技职业技术学院委员会”信函式红色公文首页。发文字号：广科党办〔×年〕×号。
（二）以学校行政名义发出的公文一律使用“广州科技职业技术学院文件”红色公文首页，上行文、平行文、下行文通用，文号连续排序。发文字号：广科〔×年〕×号。
（三）学校党委会、董事会、院董联席会议、院长办公会议形成的会议纪要以文件形式下发学校有关单位时，分别使用“中共广州科技职业技术学院委员会会议纪要”、“广州科技职业技术学院董事会会议纪要”、“广州科技职业技术学院院董联席会议纪要”、“广州科技职业技术学院院长办公会议纪要”红色公文首页。发文字号分别为：广科党委会纪〔×年〕×号、广科董事会纪〔×年〕×号、广科院董会纪〔×年〕×号、广科院长办公会纪〔×年〕×号。
（三）以院办名义以及由院办转发的各职能部门（需要全校周知或需要其他部门协同办理）的平行文、下行文一律使用“广州科技职业技术学院”信函式红色公文首页。发文字号统一使用：广科办〔×年〕×号。
（四）以学校名义在不相隶属单位之间相互商洽工作，询问和答复问题，向有关主管部门请求批准等，使用“广州科技职业技术学院”或“中共广州科技职业技术学院委员会”信函式红色公文首页。信函式公文发字号：广科函〔×年〕×号或广科党函〔×年〕×号。
（五）学校各职能部门与有直接隶属关系和业务指导关系的单位（系、部）商洽或指导工作而印发的公文，不得使用“广州科技职业技术学院文件”的红色公文首页或自制公文首页。但可以使用“广州科技职业技术学院”信函式红色公文首页。发文字号：机关代字+〔×年〕×号。人事处可用广科人〔×年〕×号；财务处可用广科财〔×年〕×号；教务处可用广科教〔×年〕×号；学生处可用广科学〔×年〕×号；科研处可用广科科〔×年〕×号；后勤服务中心可用广科后〔×年〕×号；其他职能部门统一使用广科综〔×年〕×号。各职能部门发文的主送单位不得使用“学院各单位、部门”的统称，但可以使用“各系、部”作为主送单位，如需其他职能部门知晓可以“抄送”的形式标注于版记。各部门发文前应向院办备案，并统一编排发文字号。
第四章 行文规则
第十三条 行文应当确有必要，讲求实效，注重针对性和可操作性。对使用电话或发便函即可办理的事项，不发正式公文。
第十四条 行文关系根据隶属关系和职权范围确定。不得越级行文。
第十五条 向上级部门行文，应当遵循以下规则：
（一）院办根据董事会、行政领导授权可以向上级主管部门和对外正式行文；党办根据学校党委授权可以向上级党委和其他党组织正式行文。除此外，学校各单位、部门不得对外行文。
上行文原则上主送一个上级部门，根据需要同时抄送相关上级部门和同级单位，不抄送下级单位。
（二）学校所属各单位、部门不得直接向上级主管部门报告、请示工作。如需请示、报告重大事项，拟稿单位应按照办文程序，报请分管校领导并经院长同意后，以学校名义行文。
（三）学校所属单位的请示事项，如需以学校名义向上级部门请示，应当提出倾向性意见后上报，不得原文转报。
（四）请示应当一文一事。不得在报告等非请示性公文中夹带请示事项。
（五）除上级部门负责人直接交办事项外，不得以本单位名义向上级部门负责人报送公文，不得以本单位负责人名义向上级部门报送公文。
（六）受双重领导的单位向一个上级部门行文，必要时抄送另一个上级部门。
（七）请示事项涉及校内其他单位业务范围时，应经过协商并取得一致意见后上报；未经协商，不得上报。对不符合行文规则的上行文，院办有权退回呈报单位。
第十六条 向下级单位行文，应当遵循以下规则：
（一）院办根据董事会、行政领导授权可以向校内各单位、各部门行文；党办根据学校党委授权可以向校内党组织、群众组织行文。
（二）各单位、部门除会议纪要、或以函的形式询问和答复问题外，一般不得以学校名义对内设单位正式行文；如需就其所主管的业务工作对其他单位部门提出重要的指导性意见，可由院办转发。
开展全校性工作的非常设机构根据学校授权可对校内行文。
纪委、工会、团委可向相应的组织行文。
单位部门可就内部工作制度、规定等内部行文。以上发文，本部门必须存档，并一式两份报院办备案、存档。
（三）学校职能部门可以在各自职能范围内以本部门名义，向有直接隶属关系或有业务指导关系的相关单位（系、部）布置事务性、临时性工作，以便函式行文。
（四）校内同级单位需要联合对内行文时，各部门之间对有关问题应协商达成一致，未经协商达成一致意见的，不得擅自行文。否则，将责令纠正或撤销，造成影响或损失的按行政事故认定处理。
第五章 公文拟制
第十七条 公文拟制包括公文的起草、审稿、会稿、审核、会签、签发等程序。
第十八条 公文起草应当做到：
（一）符合国家法律法规和党的路线方针政策以及上级部门的指示，完整准确体现发文单位意图，并同现行有关公文相衔接。
（二）深入调查研究，充分进行论证，广泛听取意见。一切从实际出发，分析问题实事求是，所提政策措施和办法切实可行。
（三）文种正确，格式规范。内容简洁，主题突出，观点鲜明，结构严谨，表述准确，文字精炼。
（四）拟制紧急公文，应当体现紧急的原因，并根据实际需要确定紧急程度。
（五）人名、地名、数字、引文准确。引用公文应当先引标题，后引发文字号，也可直接引发文字号。引用外文应当注明中文含义。日期应当写明具体的年、月、日。
（六）应当使用国家法定计量单位。
（七）文内使用非规范化简称，应当先用全称并注明简称。使用国际组织外文名称或其缩写形式，应当在第一次出现时注明准确的中文译名。
（八）公文中的数字，除部分结构层次序数和在词、词组、惯用语、缩略语、具有修辞色彩语句中作为词素的数字必须使用汉字外，其他应当使用阿拉伯数字。
（九）公文中除使用“广州科技职业技术学院”全称及其他明文确定的名称外，涉及“我院”“学院”“全院”“院内”的表述字眼，一律规范为“我校”“学校”“全校”“校内”。涉及“单位”“部门”的表述字眼，为泛指学校内设机构的同义词，视行文需要可并用，也可单独使用。
（十）以学校名义印发的公文，由发文主办单位起草文稿。对涉及其他单位职权范围内的事项，发文主办单位应当主动与有关单位协商，取得一致意见后方可行文；如有分歧，主办单位的主要负责人应当出面协调，仍不能取得一致时，主办单位可以列明各方理据，提出建设性意见，并与有关单位会签后报请校领导协调或裁定。
（十一）单位负责人应当主持、指导重要公文起草工作。
（十二）单位负责人对草拟好的公文要认真审稿，对公文内容的真实性、准确性及可行性负责。必要时，请有关单位负责人会稿。
第十九条 公文送学校领导签发前，应由拟文单位负责人先行核稿，后交由院办（党办）进行审核。审核的重点是：
（一）是否确需行文。行文理由是否充分，行文依据是否准确。
（二）内容是否符合国家法律法规和党的路线方针政策；是否完整准确体现发文单位意图；是否同现行有关公文相衔接。
（三）所提政策措施和办法是否切实可行，决定事项是否符合本单位的职权范围。
（四）涉及不同单位职权范围内的事项是否经过充分协商并达成一致意见。
（五）文种是否正确，格式是否规范；文字表述是否准确，条理是否清楚，语法是否规范；人名、地名、时间、数字、段落顺序、引文等是否准确；文字、数字、计量单位和标点符号等用法是否规范。
（六）是否符合行文规则和公文起草的有关要求。
第二十条 经审核不宜发文的公文文稿，应当退回起草单位并说明理由；符合发文条件但内容需作进一步研究和修改的，应与原起草单位协商或请其修改后重新报送。
第二十一条 公文应当经校领导审批签发。行政重要公文和上行文，由院长签发；党委和党办的文件，由党委书记签发；一般事务性文件，可由分管该事项工作的校领导签发。
1.以学校名义向上级主管部门和其他政府部门报告、请示工作；发布全校性规章制度和人事任免、奖惩决定以及其他涉及校内人、财、物管理的有关文件，由院长签发。
2.经学校董事会、院董联席会议、院长办公会议讨论通过或已形成修订意见的文件，在董事长签署（备案）会议纪要后，由拟文单位根据会议精神进行修改，并将文稿电子版和纸质版送交院办整理行文，由院长签发。
3.未经上述会议讨论通过的需以学校名义印发的重要公文（如规章制度等）实行会签制度。会签顺序：拟文单位主管校领导——其他校领导——院长签发。拟文单位应视紧急程度至少提前2个工作日将文件提交院办，校领导会签时间一般不超过3个工作日。
会签时，如有异议，则由院办将意见及修改稿转交拟文单位修改，并于1个工作日内将原稿和修改后经主办单位负责人核稿后的正稿一同交院办，重新进入会签程序；主管领导和其他会签领导意见一致时，方可送院长签发；如出现重大分歧，则由院长主持临时院长办公会议，专项办理，达成一致意见方可行文。
4.其他事务性文件和以学校职能部门名义制发的便函式公文，由主管校领导签发。
5.已签发的文件，一般不得再作修改。确需对文稿进行实质性修改的，修改后应经签发人复审。
公文签发后，对外发文由文件主办单位负责报送；对内发文由院办在OA系统发布电子文件，并将纸质文件分发董事会、校领导。公文原稿、正稿电子版及公文一式两份交院办存档。
6.签发人签发公文，应当签署意见、姓名和完整日期；圈阅或者签名的，视为同意。联合发文由所有联署单位的主管（分管）校领导会签。
第二十二条 凡属于各部门职权范围内的事务，应由所在部门自行拟文，院办、党办使用相应发文字号，统一行文。发文字号从本办法第十二条之规定。
非职能部门或非常设机构确需以发文字号行文时，由院办视情况确定。
第二十三条 以学校或学校党委名义拟制的公文，必须统一用“广州科技职业技术学院发文处理专用纸”、“中共广州科技职业技术学院委员会发文处理专用纸”，连同按公文规范格式打印的文稿和电子文档一并送院办（党办），按发文程序办理。不能将公文文稿直接呈送校领导阅批，否则，校领导应视手续不完备不予签发。
第六章 公文办理
第二十四条 公文办理包括收文办理、发文办理和整理归档。
第二十五条 收文办理是指对收到公文的办理过程，包括签收、登记、初审、承办、传阅、催办、答复等程序，分上级来文收办和校内签报收文两种。
（一）通过电子公文平台发布或邮寄标注“学院收”、“学院办公室收”的外来公文统一由院办负责处理，秘书负责签收、拆封，并在半个工作日内完成登记编号，填写公文处理表。要注意区分办件和传阅件，避免延误办理事项。
公文经秘书提出初审意见，由院办（党办）主任签署承办意见后送呈主管（分管）校领导阅批，重要公文送呈全体校领导传阅，涉密公文按涉密等级办理。院办（党办）应于一个工作日内完成送批前的工作。文件处理后由院办存档。
（二）领导机关直接寄送（含电子邮件）学校各职能部门的文件和职能部门参加会议领取的文件要及时移交院办处理。
（三）校领导应及时对送阅文件作出批示，并在2个工作日内交回院办。对限时办理文件应在时限内阅批完毕，特急件必须当天阅批。阅批时对需要两个以上部门办理的应当明确主办部门；紧急公文应当明确办理时限。
（四）校领导审批公文时，对有具体请示事项的，主批人应当明确签署意见和审批日期；其他审批人签阅视为同意；没有请示事项的，签阅表示已知。公文经签名审批，即表明承担责任。
（五）校领导阅批之后的文件，应退回院办处理，一般不直接交给承办部门。
（六）校领导阅批由部门承办的公文，院办须一天内送达有关部门。各部门应尽量缩短办文时间，不得延误、推诿；限时办理的文件，应在时限内完成，确有困难的，应当及时予以书面说明。对不属于本部门职权范围或者不宜由本部门办理的，应当及时退回院办并说明理由。凡传阅的文件，各部门接文后要在一个工作日内阅签并交回院办。
（七）公文办理中涉及其他部门职权的事项，主办部门应当主动与有关部门协商；如有分歧，主办部门负责人要出面协商，如仍不能取得一致，可以通过院办报请校领导协商、裁定。
（八）送校领导批示或者交有关部门办理的公文，院办要负责催办、督办，做到紧急公文跟踪催办，重要公文重点催办，一般公文定期催办。各办文单位应接受院办的监督。
（九）院办对校内各部门请求批准事项的公文，应当在收到后的7个工作日内将办理情况答复来文单位。
（十）校内公文的流转及要求从上述相关规定。
第二十六条 发文办理主要程序是：
（一）复核。院办（党办）在公文正式印发前，应对已经校领导签批的公文的审批手续、内容、文种、格式等进行复核；如有任何修改，应当报原签批校领导复审。
（二）登记。对复核后的公文，应及时办理发文登记，包括编排发文号，记录发文单位、签发人和签发时间，确定分送范围和印制份数等。
（三）印制。公文印制必须确保质量和时效。涉密公文应当在符合保密要求的场所印制。
（四）核发。公文印制完毕，应当对公文的文字、格式和印刷质量进行检查后分发。
（五）发文流程。以学校名义印发的公文制作流程为：主办单位拟文——院办审核（拟文单位修改）——会议讨论通过（或校领导审批会签）——拟文单位根据会议精神或领导意见修改——院办编制文号——拟文单位校对、核稿——院办复核——院长（或分管校领导）签发——院办行文、盖章、存档留底——拟文单位分发、报送（内部文件由院办发布电子文件）。
第二十七条 涉密公文应当通过机要途径或者机要人员进行传递，通过符合国家保密规定的计算机信息系统进行传输。绝密公文传递前要使用专用信封单独封装，加贴密封签或加盖密封章。
第二十八条 公文办理完毕后，应按照档案法律法规以及学校档案管理规定，及时将公文的审签过程稿、定稿、正本和其他有存查价值的材料收集、整理齐全，移交院办归档。个人不得保存应当归档的公文。
归档范围内的公文，应当根据其相互联系、特征和保存价值等整理（立卷），要保证归档公文的齐全、完整，能正确反映本机关的主要工作情况，便于保管和利用。
联合办理的公文，由主办单位整理（立卷）、归档。
归档范围内的公文应当确定保管期限，并于自然年每年3月份向院办档案室移交上一自然年的文件。
拟制、修改和签批公文，书写及所用纸张和字迹材料必须符合存档要求。
第七章 公文管理
第二十九条 学校各单位、部门应当建立健全本单位公文管理制度，确保管理严格规范，充分发挥公文效用。
第三十条 校外来文由院办专人统一管理。学校党政公文由党办、院办专人管理。涉密文件应按照国家保密委员会规定进行管理。
第三十一条 公文确定密级前，应当按照拟定的密级先行采取保密措施。确定密级后，应当按照所定密级严格管理。绝密级公文应当由专人管理。公文的密级需要变更或者解除的，由原确定密级的单位或者上级部门决定。
第三十二条 公文的印发传达范围应当按照发文单位的要求执行；需要变更的，应当经发文单位批准。涉密公文公开发布前应当履行解密程序。公开发布的时间、形式和渠道，由发文单位确定。经批准公开发布的公文，同发文单位正式印发的公文具有同等效力。
第三十三条 复制、汇编机密级、秘密级公文，应当符合有关规定并经主管保密的校领导或院办主任批准。绝密级公文一般不得复制、汇编，确有工作需要的，应当经发文单位或者其上级部门批准。复制、汇编的公文视同原件管理。
复制件应当加盖复制单位戳记。翻印件应当注明翻印的单位名称、日期。汇编本的密级按照编入公文的最高密级标注并进行管理。
第三十四条 公文的撤销和废止，由发文单位或者上级部门根据职权范围和有关法律法规决定。公文被撤销的，视为自始无效；公文被废止的，视为自废止之日起失效。
第三十五条 涉密公文应当按照发文单位的要求和有关规定进行清退或者销毁。
第三十六条 不具备归档和保存价值的公文，经批准后可以销毁。销毁涉密公文必须严格按照有关规定履行审批登记手续，确保不丢失、不漏销。个人不得私自销毁、留存涉密公文。
第三十七条 对录有密级公文的计算机硬盘、光盘等应按同密级的公文管理。
第三十八条 单位合并时，全部公文应当随之合并管理；单位撤销时，需要归档的公文经整理后按照有关规定移交档案室。
员工离岗离职时，所在单位、部门应当督促其将暂存、借用的公文按照有关规定移交、清退。
第三十九条 新设立的党政管理部门应当向院办（党办）提出发文单位代字立户申请。经审查符合条件的，列为发文单位代字，部门合并或者撤销时，相应进行调整。
第八章 附则
第四十条 外事方面的公文，依照上级外事主管部门的有关规定处理。
第四十一条 学校各二级单位向学校党委、行政报送的请示、报告以及受职能部门委托以本单位名义在本单位下发的有关公文处理，参照本办法执行。
第四十二条 本办法由学院办公室负责解释。
第四十三条 本办法自发布之日起实行。原《广州科技职业技术学院公文处理办法》（广科职院〔2009〕105号）同时废止。
