为了加强学院的科学管理，充分发挥各部门的职能作用，维护正常的教学工作秩序，提高工作的质量和办事效率，特对我院办事程序的若干问题作如下规定：

一、各部门对职责范围以内的工作，要尽职尽责及时处理，不能以任何理由等待、推诿。如确属无法自行决定的重大问题，亦应先行认真研究，提出意见，报请学院主管领导决定。

二、凡在工作中出现争执或发生矛盾，当事人应首先向本处室的领导反映情况，处室领导要耐心听取意见，深入调查，弄清事情原委，妥善处理。当无法解决时，方可向主管院长如实反映，给予解决。

三、各部门要主动协商办事。涉及几个部门的问题，主办部门应与其它部门主动协商解决。经协商未能解决的问题，提交学院办公室进行协调，经协调仍解决不了的，由院办公室报院长办公会议决定。

四、教职工的个人问题，主要依靠工会和教职工所在部门的领导共同解决，如确需向院领导反映或申诉的，可通过院办公室转送报告和安排面谈。

五、院领导、各部门负责人要增强时效观念，对下级和群众提出的问题一般要在一周内给予答复或解决，一时解决不了的要做好解释工作。

六、各部门对学院领导责成处理的问题要尽快处理，并及时向主管院长反馈处理情况，接受学院办公室的检查督促。

七、需要提请院长办公会议讨论的问题或文件，主办部门要提出具体意见，并在每周三以前将意见或文件交由学院办公室送发给院领导审阅。对院长办公会议讨论决定的事项或通过的文件，各部门必须坚决执行。

八、对于上级党政机关来文，学院办公室必须认真处理，及时送院领导批示、转送和催办，对上级文件规定期限完成的事项，必须依时完成，不得延误。

九、所有代表学院对外报送的材料，必须送交学院办公室审核，经主管院领导审阅签字后，方可盖章报送。各部门不能擅自对外报材料。对外宣传性质的资料，须经学院办公室审阅，签批后方可外送。

十、各部门对外往来的各种文件、重要资料，每学年整理一次并将原件送交院办公室存档保留。翻印上级文件必须严格控制，“绝密’文件和发文部门规定不准翻印的文件，一律不准翻印。对外单位来文或学院所有来文必须做好存档登记工作。

十一、各部门组织的各种临时活动，应在每周四下午下班前将活动事项报院办，以便统一安排，避免冲突。

十二、学生使用公章规定：一般在系内、学生(籍)管理部门解决；需加盖学院公章者，学生（籍）管理部门签署意见加盖部门公章后统一由部门到院办办理。

十三、本规定自2004年5月1日起执行。